В ходе деятельности всякой строительной фирмы образуется значительное число документов, будь то проектные или сметные акты, договоры и т.д. И чем «старше» компания, чем больше объектов она создала, тем обширнее ее архив. При этом обращение с подобными бумагами, как правило, подчиняется строгим архивным стандартам и правилам, для соблюдения которых требуется определенный профессионализм и опыт. И здесь оптимальным решением в подавляющем большинстве случаев является сотрудничество с аутсорсерами — компаниями, специализирующимися на организации архивного хранения документов.
Преимущества сотрудничества с ними многочисленны. Во-первых, это возможность направить свои усилия на непосредственную деятельность — главная побудительная причина взаимодействия с аутсорсерами вообще.
Во-вторых, это экономия материальных и административных ресурсов. Судите сами — подписав договор с архивным центром, компания-заказчик избавляет себя от необходимости арендовать или приобретать в собственность помещение под архив, покупать соответствующее оборудование и расходные материалы, нанимать в штат сотрудников или инициировать обучение архивному делу собственных.
В-третьих, это возможность грамотно организовать документооборот строительной фирмы, наладить эффективную систему делопроизводства. В конечном итоге, все это «работает» на повышение производительности бизнеса в целом, оптимизацию работы сотрудников.
В-четвертых, учитывая разнообразие оказываемых подобными центрами архивных услуг, компания может не только решить проблему с хранением документации, но и обеспечить возможность работы с ней. Речь идет о создании полноценного интеллектуального архива, который предполагает, в числе прочего, создание электронной версии документов. Для этого осуществляется их сканирование с последующим распознаванием текста и соответствующей его обработкой, позволяющей обеспечить оперативный поиск необходимой информации по ключевым словам. Крупные архивные центры располагают солидной материальной базой и могут обеспечить обработку даже проектным схемам большого формата. Высокоскоростные сканеры гарантируют оперативность создания электронного архива.
В итоге сотрудники фирмы-заказчика получают возможность беспрепятственного доступа к архиву в любое время и месте, что называется, одним щелчком мышки.
Перечисляя преимущества архивного аутсорсингого обслуживания, особенный акцент хотелось бы сделать на соблюдении профессионалами действующих стандартов и норм и, в конечном итоге, обеспечении безопасности передаваемой на хранение информации, ее конфиденциальности и неприкосновенности.
Разумеется, гарантировать все вышеперечисленное может исключительно солидная фирма, с проверенной, безупречной репутацией. Поиску подобного исполнителя строительная компания должна уделить особенное внимание. Но это уже, как говорится, совсем другая история.