Процесс архивации (или архивирования) документов понимается современными бухгалтерами и руководители достаточно неоднозначно. В то же время многие учреждения сталкиваются с необходимостью сохранения документов, их обработкой и систематизацией, некоторых же волнует вопрос: возможно ли осуществить легитимное уничтожение бумаг и установить порядок хранения документов. Согласно действующему законодательству сохранение документов в архиве предприятия является обязательным для любой организации, не смотря на форму собственности. В то же время указывается, что сроки хранения могут варьироваться — от нескольких месяцев, лет до бесконечности.
Ряд документов подлежит передаче в Архивный фонд. Это касается тех материалов, на основании которых составляются и выдаются справки социально-правового характера (пенсия, стаж, вредность, квалификация и т.п.), например, штатных расписаний, годовой бухгалтерской отчетности, документации по личному составу предприятия. За работу с документами, подлежащими архивации, а также их сохранность руководители предприятий и учреждений несут административную, а также гражданско-правовую и даже уголовную ответственность. Вот почему профессиональные архивные работы должны проходить под строгим контролем со стороны администрации.
Процесс профессиональной архивации документации дает возможность решить целый ряд вопросов, связанных с организацией и последующим управлением архивом предприятия, обеспечением сохранности важной информации.
Но длительное хранение документации имеет своей целью не только архивную обработку материалов, но и другие направления архивации документов. Качество сохранности документации обеспечивается рядом факторов, учетом всех деталей и тонкостей. Первым и основным направлением работ в процессе организации архива выступает планирование и организация работ. Доверить ее лучше всего специалистам, которые в кратчайшие сроки составят план работ и оптимизируют их. Помимо этого, профессионалы дают консультации относительно способов оптимизации организации архива, перспектив его использования.
Последовательность процесса архивации зависит от количества рабочих мест в офисе, участия обрабатываемых документов в ежедневной жизнедеятельности предприятия. Кроме того, она может происходить как в офисе, так и за его пределами. Важным этапом работ является кадровая архивация, являющаяся уникальной составляющей делопроизводства любой государственной или коммерческого учреждения. Ведь профессиональная деятельность личности, ее карьерные коллизии, смены организации или нанимателя — все это сфера прямого интереса государства. Например, внешне простой механизм пенсионного страхования, на практике требует сохранности всех документов, которые имеют отношение к установлению трудового стажа каждого конкретного человека. Естественно, данная документация должна стать объектом повышенного внимания со стороны руководства предприятия или учреждения. Собственно, документам по кадровому обеспечению и вовсе рекомендуется предоставить особый статус и, соответственно, особые принципы оформления, систематизации и хранения.
Обращение к профессиональным организациям, специализирующимся на архивации документации, можно избежать долгой рутинной работы, а также ошибок и утрат важных бумаг, ведь нередко на предприятиях происходит утилизация документов, которые должны быть переданы в архивы разного уровня. Как правило, специалисты проводят архивацию в сжатые сроки, учитывая существующие методические рекомендации и архивное законодательство, а в случае необходимости, обеспечивают деловое общение и регулярную связь с архивными учреждениями, к которым прикреплена та или иная организация. Наиболее же важной услугой является передача документов в архивное учреждение с соблюдением всех необходимых процедур, что значительно упрощает жизнедеятельность организации, позволяет сравнить ее работу с отлаженным часовым механизмом.