Распространение рыночных отношений и постоянное расширение сети негосударственных учреждений делают одним из важнейших направлений деятельности их руководителей разработку финансовой стратегии, предполагающую, кроме всего прочего, осуществление учетной политики организации и грамотного анализа финансовой и хозяйственной деятельности. Всякая хозяйственная операция должна документироваться на основании действующего законодательства. Чтение публикаций об архивировании документов позволит всегда быть в курсе последних нововведеней.
Документы финансового характера дают возможность получить глубокую и верную информацию о финансовой деятельности и хозяйственных процессах организации; гарантируют осуществление контроля над движением и наличием материальных средств, финансовых и трудовых ресурсов. Кроме того, финансовая документация отражает в регистрах бухучета информацию о произведенных хозяйственных операциях.
Вся финансовая документация должны классифицироваться, упорядочиваться и храниться в сроки, определенные законодательством. Как правило, сегодня данный вид делопроизводства можно классифицировать по назначению, содержанию хозяйственных операций, их объему, месту составления и т.д.
Как правило, архивные работы начинаются с выделения документов по их назначению: распорядительных (в которых содержится разрешение на осуществление той или иной хозяйственной операции); бухгалтерского оформления (в которых имеются данные, которые предназначены для дальнейшего применения в процессе учета); оправдательных (содержащие сведения об исполнении распоряжения) и комбинированных, содержащих в себе черты трех предыдущих.
Если документы классифицируются по характеру отраженных в них хозяйственных операций, то выделяют: расчетные, материальные и денежные документы. В зависимости от объема отраженных в них операций документы принято классифицировать на первичные (как правило, это расходные кассовые и приходные ордера) и сводные (в которых обобщается информация о сродных хозяйственных операциях, осуществленных в обусловленный отрезок времени). Также принято выделять разовые документы, которые используются в случае осуществления однократной хозяйственной сделки, а также накопительные, которые используются в случае многократного совершения типовых хозяйственных операций. Среди финансовых документов также можно выделить внутренние, составленные непосредственно в организации и внешние, которые поступают от сторонних учреждений.
Бумаги финансового характера, описанные выше, имеют различные сроки хранения. Хранение документов может длиться от года до 75 лет, в зависимости от их содержания. Основная масса финансовой документации должна сохраняться в течение 5 лет, такие бумаги, как паспорта сделок и годовые отчеты — постоянно (то есть до момента ликвидации организации), а вот лицевые счета работников — 75 лет.
Помимо этого, выделяются документы, которые подлежат списанию. Уничтожение документов происходит после того, как срок их хранения истек и только в том случае, если они не подлежат передаче на муниципальное или государственное хранение. Многие руководители при возникновении необходимости архивирования или уничтожения бумаг обращаются к услугам специализированных фирм, ведь это процесс кропотливый, требующий не только знания нормативно-правовой базы, но и массы времени.
Отобранные для уничтожения бумаги заносятся в акт, который ратифицируется главой учреждения. Помимо того, этот перечень в обязательном порядке должен согласовываться с представителем архивных органов. Результаты работ специалистов также оформляются соглашением, который при необходимости должны подтвердить представители охраны или прочих государственных учреждений.