При хранении с документами может случиться все угодно, поэтому для защиты целесообразно установить специализированные шкафы и либо другое оборудование. В настоящее время существует много компаний, которыми организуется архивация документов, а также выполняется последующая утилизация. Бумаги складируются в специально оборудованных помещениях, распределяются по ящикам и сейфам, а также сортируются. Специалисты отслеживают срок хранения всей документации, когда он заканчивается, проводится уничтожение документов.
Действующее законодательство устанавливает ряд требований, без которых утилизация бумаг невозможна. Перед началом работ следует оформить соответствующие акты. Например, бухгалтерские документы не могут быть уничтожены без проведения соответствующей ревизии. Если уничтожается черновик конфиденциального документа, на его копии должна быть проставлена специальная пометка. После составления актов можно приступать непосредственно к утилизации.
Процесс осуществляется несколькими методами и с использованием различного оборудования. Бумаги можно сжечь, но делать это нужно в специально отведенных местах. Компании, занимающиеся утилизацией, предлагают несколько вариантов процедуры. Например, если объем небольшой, используется уничтожитель бумаг.
В любой организации, где ведется документооборот, должна проводиться экспертная оценка ценности документа. Подобные действия осуществляет комиссия, которая не только изучает, но и определяет положенные сроки хранения, составляет различные акты, сопровождающие оцененные бумаги при передаче в архив или на уничтожение, проводит обработку, в том числе переплет документов.
Экспертная комиссия включает в себя три-пять человек, которые имеют высокую квалификацию и опыт архивных работ. Состав следует зафиксировать документально. Сроки хранения могут быть двух видов: временные и постоянные. Все бумаги, у которых сроки истекли, следует направить на дальнейшую утилизацию, предварительно оформив акт. Выделение дел к уничтожению осуществляется во время проведения оценки. Прежде всего, следует составить номенклатуру дел, где отмечаются периоды хранения. После этого нужно выбрать бумаги, которые в дальнейшем будут переданы в архив или на уничтожение. Когда все почти готово, определяются сроки для документального хранения. Это делает экспертная комиссия. В ее обязанности входят сортировка бумаг по определенным группам.
Документация, у которой закончились сроки хранения, также проходит группирование, после чего она направляется на уничтожение или переработку. При выполнении всех работ комиссия обязана руководствоваться законами, указами, правилами, положениями и другими нормативными актами.
Если при составлении акта передачи на утилизацию определить временные периоды для хранения документов не удается, следует обратиться в специализированную компанию, которая предоставляет различный набор услуг по подготовке бумаг к хранению, а также осуществляет уничтожение вторичного сырья, секретных документов и предоставляет прочие архивные услуги.