Конференц-залы на сегодняшний день требуют оснащения современным оборудованием и аппаратурой, для обеспечения комфортного восприятия информации воспроизводимого материала, присутствующим зрителям на семинарах, презентациях, конференциях и других мероприятиях.
Многофункциональные комплексы конференц-системы облегчают выполнение разных процессов во время проведения конференций или семинаров. Например, системы аудио-видеокнференции решают задачи по осуществлению связи одного зала совещаний с другими помещениями.
Качественный видеосигнал, так и аудиосигнал возможно передавать с помощью кабеля, где осуществляется передача сигнала по витой паре в аудиовизуальных комплексах, который дает возможность передавать видеосигнал на дальние расстояния.
Также с помощью конференц-систем при проведении международных совещаний осуществляется синхронный перевод, управление с единого пульта оборудованием и техническими средствами зала. Допустим, жалюзи или шторами, звуковым и видеооборудованием, светом, экраном. Кроме того, благодаря таким системам можно получать звукозаписи с конференций, настроить высококачественный звук и его воспроизведение и т.д.
Для отображения информации применяют экраны коллективного пользования для фронтальной и задней проекции — проекционные экраны, бесшовные видеостены, интерактивные панели, плоскопанельные мониторы. Через систему коммутации информация выводится от подключенных к экрану по необходимости ноутбуков докладчиков, презентаторов, видеокамер, DVD-проигрывателей, презентационных компьютеров.