Проведение конференций требует серьезного подхода и от того, как будет оформлен и оснащен конференц-зал, зависит весь результат. Важно не только, какая отделка использовалась для интерьера внутреннего пространства помещения, но и удобство кресел, их размещение в зале под определенным углом. Следовательно, уже на этапе проектирования стоит продумать все нюансы по созданию зала заседаний.
Обязательно нужно продумать интерьер конференц-зала, выбрать определенный стиль. Организация конференций невозможна без сцены или трибуны для выступающих людей. В соответствии с проводимым мероприятием оформляется сцена, сам зал оборудуется специальной аппаратурой. Сцена должна быть выполнена из современных материалов с использованием ламинирования, пластика, изготовленных рельефных логотипов, печати на ткани и т.д.
Также необходимо заранее предусматривать в конференц-зале переговорные комнаты и места для выставок. Тогда потребуются записывающие устройства, микрофоны, видео и аудио аппаратура, телевизоры, указки. Часто бывает так, что для официального мероприятия оформляют один зал, а под банкет — другой.
Уровень и характер мероприятия подразумевает оформление конференц-зала определенному стилю. Творческие встречи не обходятся без ярких и сочных цветовых решений. А вот для международных встреч подойдет строгий классический стиль и использование в оформлении дорогих материалов (дерево, металл, пластик, ламинирование), размещение драпировки из ткани с логотипом компании на сцене президиума. Специальные экраны, плазменные панели, профессиональный свет, подсветка и звук, их правильный монтаж в сочетании с грамотно сделанным интерьером, дизайном обеспечат успех проводимого мероприятия.