Создание и конкурентоспособное существование компании на сегодняшнем рынке сложно представить без систем автоматизации бизнес-процессов. Какое-то время назад в работе допускалось использовать способы, которые упрощают какую-то определенную операцию. Но сегодня для повышения скорости обработки информации и оперативности обслуживания необходима система, которая позволяет полностью автоматизировать процессы, связанные с деятельностью организации.
Одним из удобных и современных средств автоматизации бизнеса является система электронного документооборота (СЭД), которая может применяться при делопроизводстве предприятия. В зависимости от вида деятельности компании документооборот может быть кадровым, бухгалтерским, производственным, складским, управленческим, для обеспечения работы архива, а также для осуществления технического и технологического документооборота.
Какие преимущества дает компании введение системы электронного документооборота?
1. Уменьшается время на поиск необходимых документов, что увеличивает скорость обслуживания клиентов. Все документы хранятся в общей базе данных. Таким образом исключается сама возможность утери важных документов. А когда в компании работает много сотрудников, порой, найти какой-то бумажный документ бывает весьма проблематично, если кто-то не положил его на место.
2. Улучшается взаимодействие различных отделов или структур одного предприятия.
3. Руководители могут следить за статусом документа на каждом этапе выполнения работы. Это позволяет сделать работу компании более прозрачной и упростить проверку работы сотрудников.
4. СЭД позволяет присваивать каждому документу свой уровень доступа, что способствует усилению защиты информации. Также в системе можно создавать дополнительные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной потери или умышленного удаления информации сотрудниками.
5. Наблюдается гибкость в работе сотрудников. Система удаленного доступа дает возможность работать без прямой необходимости присутствия на рабочем месте.