Любая компания, в процессе своей деятельности сталкивается с необходимостью отправлять в служебные командировки своих сотрудников или руководителя. В сфере строительства такие командировки могут быть как частыми, так и редкими.
Подразделятся они могут на:
1. Поездки, осуществляемые в тех пределах населенного пункта, где находится сама организация или головной офис — местные;
2. В пределах Российской Федерации — региональные;
3. Зарубежные.
Направление в служебную командировку работника, это типовое решение управления и она может сопровождаться следующими решениями.
1. Заявление служебное;
2. Должен быть приказ о направлении работника в командировку;
3. Удостоверение командировочное.
Бланки таких документов унифицированы и используются абсолютно во всех организациях, это даже не зависит от формы собственности.
Целесообразно, осуществляя организацию деловых поездок руководителя или работника разработать свой комплекс документов, которые могут значительно облегчить процесс организации деловой поездки и исключат какие-либо упущения.
В такой перечень могут входить:
— Сама заявка на организацию поездки, в которой указывается весь перечень услуг;
— Направляющимся в командировку сотрудникам памятка;
— Локальный нормативный акт, который регулирует процесс организации командировки в самой организации;
— Положение о командировочных расходах.
Существуют некоторые этапы организации служебных командировок:
Этап №1 — Нужно оформить и подписать служебное задание.
Этап №2 — Определяем потребности в:
заказе гостиницы;
оформлении визы;
аренды автомобиля;
заказ трансфера;
выбор поставщика услуг и согласование с ним условий на использование услуг.
Этап №3 — Подготовить и подписать приказ о командировке.
Этап №4 — Заказать эти услуги и оплатить их.
Этап№5 — Нужно получить полный комплект документов:
Паспорт с визой;
Авиа или Ж/Д билет;
На гостиницу ваучер;
Ваучер на трансфер;
Подтверждение аренды автомобиля;
Удостоверение командировочное.