Документы, подлежащие постоянному хранению, присутствуют в делопроизводстве многих организаций. Это не только документация о личном составе компании, но и информация муниципальной и государственной службы, которая также имеет неограниченный срок сбережения. Это также правомерно и в отношении комплексов, которые откладываются в процессе деятельности коммерческих организаций определенного рода, например, пенсионных фондов.
Документы регулярного срока хранения отбираются на основании перечня дел предприятия с непременным просмотром дел полистно. В процессе такого просмотра изымаются экземпляры объекты, которые дублируют друг друга, а также копии бумаг, черновики, документы, обладающие временным сроком хранения. Также производится отбор дел, которые имеют нерегулярный срок хранения (до десяти лет включительно), а также документов, временные рамки хранения которых истекли.
Наиболее удобным способом, позволяющим удобно и правильно осуществить хранение документов, сегодня представляется компьютерное архивирование путем создания зашифрованного архива, а также услуги по архивированию документов.
Для того, чтобы зашифровать архив от чужих глаз рекомендуется использовать особые графические утилиты, а также специальные программы — архиваторы, которые дают возможность быстро и надежно упаковать множество разрозненных объектов в один. Следует отметить, что сегодня существуют как платные, так и бесплатные программы, дающие возможность создавать зашифрованные архивы на персональных компьютерах и ноутбуках, а затем сохранять их на дисках и флеш-носителях. Архивные услуги лучше всего заказать у специалистов, которые в короткие сроки рассортируют документы, отберут те, которые необходимы для хранения и укажут на ненужные бумаги, а также создадут качественные архивы и подберут надежные пароли к ним.
В случае, когда архивируется секретная или конфиденциальная информация, к выбору пароля следует отнестись крайне серьезно. Он должен состоять как минимум их двух слов и трех-четырех цифр. Специалисты рекомендуют вводить английские слова в русской раскладке и наоборот. Не рекомендуется создавать пароли, содержащие имена или данные о владельцах архива, название или ее часть предприятия и т.д., поскольку это автоматически в несколько раз снижает его надежность.
Помимо того, что современные программы дают возможность создать зашифрованный архив, в последнее время появился ряд утилит, которые позволяют зашифровать при помощи пароля непосредственно файлы, помещенные в архив. Это в несколько раз увеличивает гарантию, что информация, хранящаяся в них, не станет доступной недоброжелателям и конкурентам,
Существуют и небольшие секреты создания зашифрованных архивов. Так, от степени сжатия файлов будут зависеть срок создания архивов. Кроме того, музыка и видео как правило мало уменьшаются в размерах.
Профессиональные архивные работы с документами постоянного срока хранения, которые имеются как в компьютерном, так и бумажном вариантах должны проводиться регулярно, грамотным персоналом. В противном случае может произойти утрата крайне важных данных, их путаница и т.д.
После того, как работа профессионалов в сфере архивирования документов окончена, результатом должны стать: обеспечение учета и сохранности документов, повышение эффективности работы с ними, систематизация документации по срокам ее хранения и ее дальнейшая подготовка к уничтожению или же дальнейшему хранению. Одним словом, процесс профессионального архивирования документации предполагает ее приведение в соответствие со всеми нормативными требованиями.