Составление сметы — трудоемкий и кропотливый процесс, требующий от сметчика обладания определенными навыками и знаниями о ходе проведения строительных работ. В этом документе фиксируется совокупность всех видов затрат на строительство, в том числе на зарплату рабочих, стоимость материалов и аренду строительной техники. В настоящее время разработка смет ведется в специально предназначенных для этого программах, включающих в себя различные справочники по коэффициентам. Коэффициенты зависят от региона, природно-климатических факторов, а также сезонных аспектов.
Сметные документы являются основанием для определения размеров финансирования того или иного объекта. К сметной документации применяют два понятия: сметный расчет и смета. Сметный расчет составляется, когда нет точного представления о затратах, требуемых ресурсах и материалах. Это довольно приблизительный документ. Смета же дает полное представление о том, какие требуются затраты на какие услуги и материалы.
Первичным документом является локальная смета, составляемая на основе данных разработки рабочей документации и рабочих чертежей. Основываясь на сведениях из локальных расчетов, составляют объектные сметы на весь объект в целом, которые и формируют цены в договоре на строительство объекта. Если речь идет о крупном строительстве, например, о жилом комплексе, то объектные сметы составляются на каждое здание, а потом объединяются в сводные сметы.
Сметная документация сопровождает объект на всех периодах строительства. Для осуществления контроля за выполнением работ составляют формы КС-2, КС-3 и М-29. Для приемки выполненных работ на крупных объектах ежемесячно происходит подготовка КС-2, КС-3, а прорабы или начальники участков заполняют форму М-29 — своеобразный отчет о расходе материалов. Эти документы помогают определить, на каком этапе находится строительство, разумно ли расходуются материалы, и хватает ли их.
Ценообразование в строительстве обусловлено многими факторами, в том числе климатом, сложностью объекта и особенностями региона. Смета составляется на основе пожеланий заказчика, при этом, как правило, заказчик хочет минимизировать свои расходы, а подрядчик, выполняющий работы, наоборот, увеличить в свою пользу. Однако всегда находится компромисс. Перед началом строительства проводится тендер, по результатам которого заказчик выбирает наиболее выгодного ему подрядчика. Но это уже нюансы, не имеющие к сметной документации никакого отношения.