Год от года в нашей стране растет количество жилых и офисных зданий: это свидетельствует об активной и успешной деятельности строительных компаний. Но одновременно с финансовым успехом, руководители таких организаций встречаются со многими более или менее значительными проблемами, одной из которых выступает грамотно организованная и регулярно проводимая работа с бумажной документацией.
В комплекс письменных материалов, с которыми сталкиваются строительные компании в процессе своей деятельности, входят исполнительные, разрешительные и нормативные бумаги, а также модели проектов и шаблоны документов, справочники, административная информация и т.д.
Перед тем, как приступить к возведению здания, строительная компания оформляет внушительный перечень письменных материалов, которые необходимы на этапах подготовки к строительству, непосредственного возведения строения и сдачи его в эксплуатацию, однако после могут быть уничтожены. К ним, в частности, относятся, проектная документация и собственно проектирование, бумаги для заключения контрактов и осуществления тендерных торгов, а также разрешающие начало проведения работ. Среди прочих материалов данной категории — разрешения на выполнение строительных работ, свидетельства качества материалов, а также результативности выполненных работ,
А вот такие бумаги, как право на владение участком земли или недвижимым имуществом на правах собственности уничтожению не подлежат. Более того, они изготовляются в трех экземплярах и, после недолгого хранения в нотариальном архиве, передаются в архив государственный, где и будут находиться в ближайшие 75 лет.
Уничтожение документов, срок хранения которых истек — один из ключевых этапов классификации архивного фонда любой строительной организации. Ликвидация документации позволяет не только оптимизировать действия сотрудников компании, рационализировать их работу, но и своевременно освободить дорогостоящее и ценное пространство в офисе. Работа, связанная с уничтожением документов, имеющих истекшие сроки хранения, осуществляется соответственно с нормами действующего законодательства и непременно конфиденциально.
Списание документов обеспечивает: экономию времени и места, а также удобство эксплуатации интересующих документов.
Те документы, которые находятся в делопроизводстве бухгалтерии и отдела кадров, имеют разные сроки хранения, которые определяются на государственном уровне. Эти нормативы обновляются ежегодно и сообщаются обывателям через печатные органы государственных служб. Только по истечении этого срока те или иные виды бумаг могут быть уничтожены.
Существует ряд ограничений к тем документам, которые подлежат уничтожению. Так, они не должны содержать материал, которые невозможно переработать, а также токсичные и ядовитые вещества, пенопласт, пластик, слюду, целлофан и аналогичные материалы
После того, как документы уничтожены, организации выдается квитанция о том, что они были утилизированы, а также акт, который подписывают архивная организация и организация, которой оказываются услуги о том, что документы — источники информации были физически уничтожены.
Заказав у фирм, специализирующихся на работе с документацией архивные услуги и постановку делопроизводства, сотрудники и руководители строительных компаний получают возможность не только эффективно упорядочить документацию, которая должна храниться сначала в компании, а затем передаваться в муниципальные и государственные архивы, но и грамотную консультацию относительно тех бумаг, которые должны быть уничтожены.