Главная задача делопроизводства — обеспечить сохранность всех документов, а также удобство их хранения и поиска. При этом важно, чтобы работа с документами не тормозила работу организации в целом. Добиться этого достаточно тяжело. Груды бумаг скапливаются на столах, полках, сейфах, и чтобы найти нужный документ порою приходится потратить немало времени. Не исключены и потери документов, восстановление которых — непростая задача.
Внедрить на предприятии электронный документооборот — значит значительно облегчить работу многим сотрудникам.
Выгода использования архивных работ для руководителя.
Руководитель, работая с бумагами, должен принимать решения, а также контролировать ход их исполнения. Электронный архив позволяет в кратчайшие сроки собрать нужную информацию, используя систему поиска. К тому же упрощается и система контроля за счет извещения о просроченных заданиях. Оценить качество работы помогает формирование подборок документов. В результате автоматизация документооборота «убивает» сразу трех зайцев.
Преимущества электронного документооборота для секретаря.
У секретаря работа с документами занимает большую часть рабочего времени. Ему необходимо выполнять целый ряд задач: от оформления и регистрации документов до контроля их исполнения. Внедрение электронного архива позволит секретарю быстро находить ответы на все вопросы. Отпадет необходимость поднимать папки с бумагами. В несколько кликов мышкой найдется нужный документ, что значительно увеличит производительность труда секретаря.
Архивные работы в бухгалтерии, юриспруденции, конструкторских службах.
Грамотное ведение документооборота упрощает работу бухгалтерии, помогает проходить проверки. Ведение электронного архива помогает избежать потерь документов, позволяет экономить время при подборе для отчетов, а также позволяет не отвлекаться от ведения учета.
Что касается юристов, то им приходится тщательно следить за всеми изменениями в законодательстве, вносить необходимые правки в документы о деятельности фирмы, согласовывать договора, получать разрешения и лицензии и так далее. Электронный документооборот позволит создать шаблоны договоров, к которым можно легко обратиться, производить согласование нужных документов в электронном виде, обеспечить контроль за сроком действия различных разрешений и лицензий.
Для технологических и конструкторских служб электронный архив упрощает хранение и поиск нужных бумаг, в том числе чертежей, позволяет делать копии.
Внедрение электронного документооборота и уничтожение бумаг значительно облегчают работу всем отделам предприятия, обеспечивает сохранность документов, упрощает процесс поиска и обработки информации. Неоспоримые достоинства автоматизации бумаг уже оценили многие предприятия, почувствовав на себе все его преимущества.